Un testo era caloroso, l'altro rigidissimo, uno troppo lungo e un altro ancora sembrava uscito da una richiesta di finanziamento rimasta a prendere polvere in un cassetto per tre settimane. Non ho problemi ad ammettere che il copywriting non è il mio forte: anche quando i contenuti c'erano, la forma lasciava a desiderare. Risultato? Il nostro responsabile della comunicazione passava le giornate a revisionare i testi. E non parlo solo di correggere la grammatica, ma di sistemare il tono, la chiarezza, il lessico e l'adeguatezza per il nostro pubblico.
In altre parole: la vera difficoltà non era il mettersi a scrivere. Era il ciclo infinito delle revisioni.
Poi è arrivato il nostro primo Custom GPT utile sul serio.
Il collega della comunicazione ne ha creato uno impostando il pubblico di riferimento, il tono di voce, i termini preferiti e le parole da evitare, e lo ha condiviso con il team. Da allora, quando serve un testo breve, usiamo il nostro GPT interno "Digivia copywriter". I fatti, la sostanza e il concetto ce li mettiamo sempre noi; il GPT si occupa solo di tradurre il tutto in un testo che parla già con la nostra voce. Ormai, nella maggior parte dei casi, lo pubblichiamo direttamente con pochissimi ritocchi.
Il risultato è stato immediato. Io dedico meno tempo a scervellarmi con le parole e più tempo sui contenuti veri e propri. Il mio collega non deve più passare le giornate a correggere i testi di tutti. E in tutta l'organizzazione, la comunicazione ha un tono molto più coerente, mirato e su misura per le persone a cui ci rivolgiamo.
È questo il momento in cui ChatGPT smette di essere un brillante chatbot e diventa una vera e proprio asset di lavoro.
Un salto di qualità che, per la mia esperienza, passa da due funzionalità precise: i Custom GPT e i Projects.
La differenza fondamentale? Un Custom GPT aiuta voi o il vostro team a fare meglio lo stesso tipo di lavoro, ripetutamente. Un Project aiuta voi o il vostro team a portare avanti un singolo progetto complesso nel tempo.
Che cos'è un Custom GPT?
Un Custom GPT è un assistente riutilizzabile, configurato per un ruolo, un argomento o un flusso di lavoro specifico. Invece di dover spiegare tutto da capo ogni volta, impostate le regole una volta sola: istruzioni, tono, paletti, documenti di riferimento ed eventuali funzionalità correlate. OpenAI li descrive proprio in questi termini: versioni personalizzate di ChatGPT create su misura per compiti o argomenti specifici, che integrano istruzioni, file di conoscenza e strumenti come la ricerca web, la generazione di immagini o l'analisi dei dati.
In parole povere, un Custom GPT è la soluzione ideale quando non ne potete più di ripetere sempre lo stesso identico briefing.
Molti provano a risolvere il problema usando un'unica, lunghissima chat a cui ritornare di continuo. Può funzionare, ma alla lunga le chat perdono di coerenza: le istruzioni importanti finiscono sepolte e i vecchi messaggi rischiano di influenzare le risposte successive andando fuori strada. Un Custom GPT, invece, vi offre ogni volta un punto di partenza pulito: stesse istruzioni, senza il peso di una chat che ha perso il filo.
Potete immaginarlo come uno specialista che formate una volta sola e che richiamate ogni volta che serve. Non significa che diventi magicamente un genio; significa che garantisce coerenza. E per molte organizzazioni, la coerenza è già metà dell'opera.
Cosa sono invece i Project? E come funzionano?
Un Project è uno spazio di lavoro permanente dedicato a un singolo progetto in corso. Chat, file e istruzioni restano tutti organizzati in un unico posto. OpenAI descrive i Project come spazi che mantengono unito il contesto per lavori ripetitivi e in continua evoluzione, e sottolinea che gli utenti dei piani Business, Enterprise ed Edu possono anche condividerli con i propri colleghi.
In sostanza, un Project è la soluzione ideale quando un risultato importante richiede diversi round di riflessione, bozze, revisioni e una solida base di documenti di riferimento.
Di recente abbiamo usato un Project per preparare una campagna di raccolta fondi nella nostra organizzazione. Abbiamo caricato i nostri documenti strategici e di branding e abbiamo usato il Project come spazio di lavoro condiviso. Una chat era focalizzata sulla ricerca dei potenziali target, analizzando il loro approccio alla tecnologia e al settore non profit. Un'altra ha trasformato quella ricerca in personas. Altre chat ci hanno aiutato a fare brainstorming sui messaggi della campagna, a buttare giù le bozze delle e-mail per i potenziali donatori e a strutturare la landing page. Persone diverse hanno lavorato su chat diverse, ma tutti si basavano sullo stesso contesto e contribuivano alla stessa campagna. È proprio qui che i Project diventano utilissimi: non quando vi serve un'unica buona risposta, ma quando diversi filoni di lavoro devono far fare un salto in avanti a un progetto importante.
Custom GPT o Project?
I due strumenti servono in situazioni molto diverse tra loro, e usare quello sbagliato non fa altro che creare una gran confusione. Questa tabella può aiutarvi a decidere quale fa al caso vostro:
Sia i Custom GPT che i Project sono funzionalità avanzate disponibili solo nei piani a pagamento di ChatGPT. La versione gratuita supporta solo la chat di base, anche se gli utenti free possono comunque utilizzare i Custom GPT creati da altre persone, se messi a disposizione.
Perché è una svolta per i team, non solo per i singoli
Le funzionalità per i workspace di OpenAI permettono di condividere i GPT con i membri del team all'interno dello spazio di lavoro, concedendo l'accesso di modifica agli utenti autorizzati, che possono aggiornarli e gestirli senza dover dipendere dal creatore. Anche i Project possono essere condivisi nei piani Business, Enterprise ed Edu, facilitando l'allineamento dei colleghi, che si trovano così a lavorare partendo dallo stesso contesto.
E questo è fondamentale, perché in molte organizzazioni si ripete un copione fin troppo noto: una persona diventa "l'esperto di IA", crea strumenti utili e tutti gli altri dipendono da lei per tenerli in vita. Questa non è una strategia. È un collo di bottiglia travestito da strategia.
I Custom GPT condivisi riducono questa dipendenza. I Project condivisi riducono le duplicazioni di lavoro, i continui briefing e la frammentazione del contesto. Insieme, aiutano a trasformare la sperimentazione personale in una vera e propria competenza organizzativa.
Questo vale soprattutto per le ONG e i piccoli team, dove il personale è ridotto, i ruoli si sovrappongono e la memoria istituzionale è fragile. Se un know-how utile può essere trasformato in un GPT condiviso, o se un lavoro complesso può vivere dentro un Project comune invece che in quindici chat separate e nella testa di quattro persone diverse, il flusso di lavoro non diventa solo più veloce. Diventa più resiliente.
C'è anche una verità scomoda che vale la pena dire ad alta voce: questi strumenti non sistemeranno un processo che già non funziona. Un Custom GPT di certo non risolverà una comunicazione poco chiara, così come un Project non sistemerà una strategia confusa. L'IA non fa altro che amplificare il processo che avete già. Se nel team manca una visione condivisa del pubblico, degli obiettivi o degli standard, la macchina vi aiuterà soltanto a produrre confusione in modo più efficiente.
Altre applicazioni pratiche per i Custom GPT
L'esempio del copywriting è il più facile in cui immedesimarsi, ma non è affatto l'unica applicazione utile.
Un valutatore di progetti può esaminare bozze di bandi, note concettuali o piani programmatici basandosi su criteri chiari, sulla vostra missione e sulla vostra strategia, segnalando falle logiche, risultati troppo vaghi o rischi non calcolati. Torna utilissimo quando tutti si concentrano sulla lista delle attività e nessuno vuole chiedersi quale debba essere il vero cambiamento da ottenere.
Un interlocutore con cui chattare è una delle opzioni più sottovalutate. Potete creare un GPT che risponda come un donatore scettico, un membro del consiglio d'amministrazione sovraccarico di lavoro, un collega prudente o un partecipante disorientato. A volte la cosa migliore che l'IA può darvi non è una risposta, ma un partner con cui fare delle prove.
Altre applicazioni pratiche per i Project
I Projects esprimono tutto il loro potenziale quando un risultato importante richiede la convergenza di molti elementi, come nell'esempio della mia campagna di raccolta fondi.
Lo stesso vale per la pianificazione strategica. Obiettivi, appunti di workshop, feedback degli stakeholder, ipotesi, rischi, versioni, commenti della dirigenza, riflessioni dello staff e magari il commento di chi arriva solo alla fine del processo e vorrebbe riscrivere tutto da capo. Un Project conserva tutto il lavoro in un unico posto.
Altri scenari perfetti possono essere lo sviluppo di proposte di finanziamento o la scelta e configurazione di un nuovo strumento aziendale, come il sistema CRM.
Tre regole pratiche prima di iniziare
1. Partite da un vero punto critico, non solo dall’entusiasmo. Introducete lo strumento dove il lavoro presenta già delle criticità.
2. Scegliete lo strumento in base al flusso di lavoro. Ruolo ripetitivo o tipo di attività frequente? Custom GPT. Un singolo risultato in evoluzione con molti materiali correlati? Project.
3. Assegnate le responsabilità. Decidete chi aggiorna le istruzioni, chi controlla la qualità dei risultati e quali informazioni non devono mai essere caricate. Un buon uso dell'IA non è solo una questione di prompt. È anche una questione di governance.
E ricordate che non tutti i compiti richiedono un Custom GPT o un Project. A volte una semplice chat è esattamente lo strumento giusto: domande rapide, riscritture veloci, chiarimenti al volo. L'importante è scegliere lo strumento giusto per il lavoro da svolgere, non creare un'infrastruttura fine a se stessa.
Ma quando puntate all'efficienza su larga scala, riducendo i continui briefing, ottenendo risultati più coerenti e una collaborazione più fluida, è proprio lì che i Custom GPT e i Project iniziano a dare i loro frutti. La chat di base serve a portare a termine un compito. I Custom GPT e i Project aiutano l'organizzazione a svolgerlo meglio, in modo più coerente e ripetibile.
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Note e Disclaimer
Questa risorsa è stata creata nell'ambito del progetto AI for Social Change del Digital Activism Program di TechSoup, con il supporto di Google.org.
L'autrice ha utilizzato l'IA per creare questo contenuto. Tuttavia, l'intero articolo è stato ideato, revisionato e verificato dall'autrice e dal team di TechSoup.
Gli strumenti di IA si evolvono rapidamente e, sebbene facciamo il possibile per garantire l'accuratezza dei contenuti, alcuni elementi potrebbero non essere più aggiornati. Se noti informazioni superate, segnalacelo all'indirizzo contact@hive-mind.community
"Oltre la semplice chat di IA: quando ChatGPT diventa un vero strumento di lavoro", di Radka Bystřická 2026, per Hive Mind, è disponibile sotto licenza CC BY 4.0.