I Progetti di ChatGPT sono la funzione che ha risolto questo problema. Se una singola chat è un post-it, un progetto è l'intera scrivania: chat, file e istruzioni raccolti in un unico posto, tutti con lo stesso contesto condiviso. Questa guida mostra come ne abbiamo configurato uno e come lo abbiamo utilizzato per gestire come team una vera e propria campagna di fundraising.

A chi è rivolta questa guida?

Questa guida si rivolge ai dirigenti delle OSC, ai responsabili di programma e ai comunicatori che utilizzano già ChatGPT per le domande di tutti i giorni o per brevi riscritture e desiderano che supporti progetti condivisi più ampi (una campagna, una strategia o una proposta di finanziamento) senza disperdersi nel caos. Non è necessario avere competenze tecniche. Chi sa creare una cartella sul proprio computer è perfettamente in grado di creare un progetto.

Obiettivi

Al termine della lettura, ti sarà chiaro quando utilizzare un progetto, come configurarlo e come usarlo in team senza creare rischi per la sicurezza dei dati.

Perché utilizzare i progetti di ChatGPT

Una chat ordinaria è un ottimo strumento per completare un singolo compito. Un progetto è invece uno spazio dedicato a lavori in continua evoluzione: chat, file, istruzioni e contesti restano uniti anziché essere sparpagliati in conversazioni separate.

Per un singolo utente, il vantaggio principale consiste nell'evitare le ripetizioni. Ti basta caricare una sola volta la tua strategia e i documenti relativi all’identità del brand, inserire le istruzioni un'unica volta e ogni chat all'interno del progetto saprà già di cosa hai bisogno.

Per un team, il vantaggio è ancora maggiore. I progetti possono essere condivisi e ChatGPT può attingere a tutto ciò che si trova all'interno di un progetto condiviso (le chat, i file, le istruzioni), permettendo a ciascuno di riprendere il lavoro da dove gli altri lo hanno lasciato, senza ripartire da una pagina bianca. Un progetto condiviso trasforma le intuizioni individuali in una base solida a disposizione dell'intero team.

Un esempio che utilizzerò in questa guida è una campagna di raccolta fondi, un caso d'uso ideale per i progetti di ChatGPT. Di norma, più persone lavorano alla stessa campagna, ciascuna svolgendo compiti leggermente diversi ma attingendo al medesimo contesto. Nello specifico, la campagna promossa da Digivia puntava a raccogliere fondi per le nostre attività di supporto tecnologico alle OSC e per la nostra operatività. Non si tratta di temi semplici. Dovevamo elaborare il messaggio più efficace, condurre analisi adeguate sull'attitudine delle persone a sostenere le organizzazioni non profit e ad adottare tecnologie, oltre a individuare i giusti gruppi target. Senza l'IA, tutto questo sarebbe stato impossibile per il nostro piccolo team di quattro persone, con un'esperienza limitata nella raccolta fondi e risorse ancora più ridotte.

I progetti sono ora disponibili su tutti i piani, compreso quello gratuito, e la condivisione è aperta a tutti. I piani si differenziano principalmente per i limiti sui file e, nel caso dei piani aziendali, per le funzionalità di amministrazione e conformità.

Un limite reale, lo stesso di sempre: un progetto non salverà una campagna impostata male. L'IA si limita ad amplificare il processo già esistente. Se nel team manca una visione condivisa sul pubblico, sugli obiettivi o sul tono di voce, un progetto aiuterà semplicemente a produrre quella confusione in modo più efficiente: in un unico spazio ordinato.

Come usare i progetti di ChatGPT

Configurare un progetto

Su ChatGPT, apri il menu a sinistra e crea un nuovo progetto. Assegnagli un nome chiaro. Nel nostro caso, ad esempio, lo abbiamo chiamato semplicemente "Campagna di raccolta fondi 2026". La scelta del nome è più importante di quanto sembri: un progetto chiamato "Varie" invecchia decisamente male.

Quando crei il progetto, seleziona anche l'impostazione della memoria (sotto l'icona dell'ingranaggio): predefinita o solo progetto. La memoria solo progetto fa sì che ChatGPT attinga il contesto unicamente dalle conversazioni interne a quel progetto, impedendo a qualsiasi informazione di trapelare nelle altre chat. Per una campagna rivolta a donatori e partner, abbiamo scelto la memoria solo progetto, in modo da mantenere il lavoro in uno spazio isolato e protetto. (Se in seguito condividi il progetto, ChatGPT passa automaticamente alla memoria solo progetto: un'impostazione predefinita del tutto ragionevole).

Fornire un brief: Istruzioni e file

Prima di avviare una chat, occorre definire il contesto. È il passaggio che la maggior parte delle persone salta, ed è proprio quello che permette ai contenuti prodotti di rispecchiare appieno la voce dell'organizzazione.

Gli elementi da inserire sono due. Per prima cosa, i file. Apri il progetto, clicca su Fonti e carica il materiale di riferimento, come il documento sulle motivazioni del sostegno (case for support), le linee guida relative al brand e al tono di voce e la strategia. ChatGPT utilizzerà questi contenuti come base informativa per ogni singola chat.

In secondo luogo, le istruzioni. Nelle impostazioni del progetto (sotto l'icona con i tre punti), scrivi un breve brief (entro il limite di 8000 caratteri): a chi si rivolge la campagna, il tono di voce da adottare, i termini da preferire, quelli da evitare (o il riferimento al manuale di brand) e quali caratteristiche deve avere un buon risultato. È come fare l'onboarding di un nuovo collega una volta sola, anziché rispiegare il lavoro in ogni conversazione.

Per chi ha già dimestichezza con l'argomento, è il medesimo concetto dei Custom GPT trattati nel nostro articolo precedente. La differenza è che qui le istruzioni riguardano un progetto di lavoro specifico, anziché un ruolo che può essere ripetuto più volte nel tempo.

La campagna, chat dopo chat

È qui che i progetti dimostrano tutto il loro valore. Anziché utilizzare un'unica chat enorme che finisce per diventare caotica, abbiamo aperto una chat separata per ciascun filone della campagna, condividendo per tutte gli stessi file e lo stesso brief.

Chat 1: Ricerca. Abbiamo iniziato chiedendo a ChatGPT di aiutarci a comprendere la percezione del settore da parte dell'opinione pubblica, l'attitudine verso la tecnologia e le eventuali intersezioni tra i due ambiti: atteggiamenti comuni, diffidenze, aspettative. Trattandosi di informazioni fattuali e rivolte all'esterno, abbiamo considerato l'output come una prima bozza, verificando le affermazioni più rilevanti su fonti reali. Inoltre, per questo compito abbiamo utilizzato il modello più avanzato (Pro). Abbiamo scelto Pro perché era la parte di lavoro che richiedeva maggiore capacità di analisi: doveva sintetizzare opinioni pubbliche disomogenee, individuare schemi ricorrenti tra fonti diverse e mantenere un ragionamento più articolato rispetto a quanto Auto, Instant o Thinking avrebbero garantito per compiti di redazione rapida.

Chat 2: Gruppi target e messaggi chiave. Abbiamo inserito quella ricerca in una nuova chat, chiedendole di trasformare i risultati in due o tre audience persona rappresentative del pubblico, individuate insieme al messaggio principale per ciascuna di esse. Poiché entrambe le chat si trovavano nello stesso progetto, la seconda disponeva già del contesto della prima. Senza dover copiare e incollare materiale da una finestra all'altra.

Chat 3: Copywriting per la landing page. Una chat dedicata con la funzione di copywriter per la landing page della campagna sul nostro sito web e sul nostro portale di raccolta fondi. Conosceva già il nostro tono di voce e il nostro pubblico grazie al brief, per cui le bozze prodotte risultavano in linea con il nostro stile, evitando il tono generico di un'organizzazione che non ha mai incontrato i propri donatori.

Chat 4: Copywriting per le e-mail. Una seconda chat di copywriting, questa volta dedicata alla sequenza di e-mail per i donatori, composta dal primo appello, dal promemoria e dal messaggio di ringraziamento. Mantenere la conversazione separata da quella per la landing page ha permesso di preservare il focus di ciascuna, pur attingendo entrambe al medesimo messaggio della campagna.

Chat 5: Personalizzazione per contatti e partner. Desideravamo anche messaggi personalizzati per i contatti esistenti e per i partner. È un'operazione utile ma delicata: gli elenchi di contatti contengono dati personali. Anziché caricare nomi e indirizzi e-mail reali, è preferibile descrivere le tipologie di partner e chiedere a ChatGPT di elaborare approcci comunicativi su misura per ciascuna. Per qualsiasi dato personale o confidenziale, usa uno strumento di livello business approvato che non richieda l'addestramento sui dati e garantisca un trattamento sicuro. È sempre bene limitare al minimo indispensabile i dati condivisi.

Chat 6: Persona del donatore scettico. Una chat con il ruolo di un grande donatore prudente, utile per individuare le criticità del nostro appello prima che lo faccia un donatore reale. Talvolta l'utilità principale dell'IA non sta nel fornire una risposta, ma nell’ offrire un interlocutore con cui confrontarsi.

Altri argomenti che meritano chat separate possono essere:

  • Una chat dedicata al riadattamento per i social media. Trasformare la landing page definitiva in brevi post per i nostri canali, con il tono di voce più adatto a ciascuno.

  • Una chat per la misurazione. Definire una bozza dei KPI della campagna e un modello semplice per il report finale, in modo da definire in anticipo i criteri di "successo".

Lavorare in team

È questo il passaggio che trasforma uno spazio di lavoro personale in uno spazio di lavoro di gruppo. Nei piani che lo consentono puoi condividere un progetto e invitare i colleghi, in modo che tutti lavorino a partire dagli stessi file, dalle stesse istruzioni e dalla medesima cronologia.

Esistono due livelli di accesso principali da tenere presenti. L'accesso alle chat in sola lettura consente a un collega di visualizzare e utilizzare le chat, i file e le istruzioni del progetto. L'accesso alle chat con modifiche permette anche di modificare le istruzioni, aggiungere o rimuovere file e invitare altre persone.

La collaborazione avviene in modo asincrono, una modalità ideale per i team delle OSC, spesso molto occupati. Ciascuno lavora nelle proprie chat all'interno del progetto, costruisce sulle modifiche altrui e può persino creare una ramificazione dalla conversazione di un collega per sviluppare un'idea in una nuova direzione senza alterare l'originale. Persone diverse, chat diverse, un unico contesto condiviso.

Garantire la sicurezza

Tutto questo non esime dalla necessità di stabilire regole chiare. Ecco una breve checklist da utilizzare per qualsiasi progetto che coinvolga dati reali:

  • Stabilire cosa non debba mai essere caricato e metterlo per iscritto. I dati possono includere informazioni sui beneficiari, dettagli relativi alla tutela o qualsiasi dato appartenente a categorie particolari (come i dati sensibili).

  • Preferire la memoria solo progetto per i lavori sensibili, in modo che il contesto rimanga circoscritto nel proprio spazio di lavoro di progetto.

  • Utilizzare uno strumento di livello business approvato quando sono coinvolti dati personali o confidenziali, mantenendo al minimo gli inserimenti. Il piano gratuito è adeguato per sperimentare e per la redazione di bozze generiche; i piani a pagamento individuali offrono maggiore capacità e modelli più avanzati, ma i piani aziendali rappresentano la scelta più sicura per il lavoro organizzativo condiviso e per funzionalità come i Progetti di ChatGPT.

  • Assegnare la responsabilità: chi si occupa di aggiornare il brief e chi verifica la qualità dei contenuti prodotti.

È noioso, ed è proprio questo il punto. Una governance noiosa è ciò che evita di ripetere gli stessi errori evitabili. Per un approfondimento, puoi consultare il nostro articolo sulla sicurezza dei dati.

Risorse aggiuntive

Una chat normale ti aiuta a portare a termine una singola attività. Un Progetto aiuta il tuo team a portare avanti insieme un lavoro importante fino al traguardo, in un unico posto.

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Note e Disclaimer

Questa risorsa è stata creata nell'ambito del progetto AI for Social Change del Digital Activism Program di TechSoup, con il supporto di Google.org.

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Questo contenuto è stato creato con l'ausilio dell'IA ed è stato revisionato e modificato da Radka Bystricka.